Undgå at spilde 8 års arbejde…
Her til morgen ringede en lettere desperat kvinde, hvis datter skulle aflevere et speciale i dag kl. 12. Under den sidste redigering af specialet i nat er der desværre blevet slettet ca. 25% af teksten og dette betyder, at specialet ikke kan afleveres og dermed er – ifølge moderen – 8 års arbejde spildt.
Jeg kunne ikke umiddelbart hjælpe, da der ikke var nogen backup eller tidligere versioner af specialet til rådighed. Men det fik mig til at skrive dette indlæg, der beskriver en metode til at minimere potentielle datatab f.eks. i forbindelse med skrivning af en større opgave. Metoden kan dog bruges i alle tilfælde, hvor man arbejder med en fil, der arbejdes på i længere tid, dvs. typisk over flere dage eller uger.
Mit eksempel tager udgangspunkt i en fil i Microsoft Word. I løbet af dagen når man sidder og skriver, så bør det være fast praksis at gemme filen (normalt CTRL-S) med jævne mellemrum, gerne hvert femte minut eller deromkring, f.eks. når man lige tager en tænkepause eller henter en kop kaffe.
Men udover dette er det en god idé at have en rutine med at inkludere en form for versionsnummer i filen, f.eks. dags dato og så gemme filen når dagens arbejde er slut, så man kan se, at denne fil indeholder det arbejde, man har nået indtil denne dato (man kan ikke altid regne med det automatiske datostempel i filerne, så det at indsætte en dato som en del af filnavnet er en udmærket praksis – og hvis man så samtidigt skriver det i formatet YYYYMMDD, f.eks. 20130502 for 2. maj 2013, så bliver filerne også automatisk sorteret korrekt).
Når man så begynder næste dag, åbner man filen fra dagen i forvejen og gemmer den med et nyt navn, der blot indeholder datoen i dag i stedet for datoen i går. Dvs. at man f.eks. åbner filen Speciale 20130501.docx fra i går og gemmer den som Speciale 20130502.docx når man starter i dag. På den måde kan man under normale omstændigheder højst miste en dags arbejde – ikke ideelt, men bedre end at miste 8 års arbejde, som beskrevet i starten af dette indlæg.
Og tro nu ikke, at hvis man har været fremme i skoene og er begyndt at benytte cloud-services som iCloud eller Skydrive [senere omdøbt til Onedrive] til at gemme alle sine filer, at alt så er godt og at man så ikke behøver at tage backup og gemme kopier af sine filer som beskrevet herover. Det er ikke korrekt, men det emne gemmer jeg til en anden god gang.